認証関連

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個人情報保護理念

株式会社山口封筒店は、封筒の製造販売等を通じ、個人情報を取り扱っており、個人情報保護という社会的責任を果たしていくことが重要であると考え、以下のとおり個人情報保護方針を定め、これを実行し維持することで社会と皆様の信頼に応えていきます。

個人情報保護方針

１．個人情報保護マネジメントシステムの制定及び継続的改善
当社は個人情報保護のため、ＪＩＳ規格（ＪＩＳＱ15001：2017）に適した個人情報保護マネジメントシステムを制定し、その内容の見直しを行い、継続的改善につとめます。

２．管理体制の施行
当社は個人情報保護マネジメントシステムに基づいた個人情報管理システムを構築し、関連する法令、国が定める指針その他の規範を遵守し、役員を含む全社員を対象とする教育活動を通し、その周知をおこないます。
本基本方針は、当社のインターネット・ホームページ等に掲載することにより、いつでも閲覧可能な状態とします。
（ＵＲＬ＝https://www.yamaguchi-f.co.jp/）

３．個人情報の安全保護
当社は個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏洩等のリスクに対して、防止のための社内基準を明確化し、合理的で適切な情報セキュリティ対策を講じ、予防並びに是正措置を実施します。

４．情報の収集、利用、提供の原則
当社は個人情報を収集する場合、その目的を明確にし、目的達成のために必要な限度で公正かつ適切な手段で、収集、利用、提供を行います。また、収集した情報は目的以外の用途には利用しないこと及びそのための措置を講じることを含みます。

５．情報主体の権利尊重
当社は全ての個人情報において、業務を許諾された範囲内で行い、事前に同意をいただく以外には、その個人情報の提供及び開示はいたしません。また、保有する個人情報に対し、開示、訂正、削除の要求及び苦情・相談があった場合は、合理的な期間、妥当な範囲内で迅速な対応を行います。

制定日2005年　7月12日
改定日2023年　4月27日
株式会社　 山 口 封 筒 店
取締役社長　　山 口 一 郎

お問い合わせ先・苦情相談窓口 ＴＥＬ　03-3551-1151　 （平日8:30～17:30） ＦＡＸ　03-3552-6979 　 （終日受付）

個人情報の取扱いに関するお知らせ

【１】事業所名及び住所、代表者名
株式会社　山口封筒店
〒104-0032　東京都中央区八丁堀2-4-6
代表取締役　山口　一郎

【２】個人情報保護管理者及び連絡先
個人情報管理責任者　石井　明夫
電話　03-3551-1151

【３】保有個人情報の利用目的
a.個人情報を直接書面にて取得する場合

当社では、直接ご本人様より取得した個人情報を、各々以下の目的により保有しております。

個人情報の種類	利用目的
①お客様に関する個人情報 （氏名、メールアドレスなど）	営業活動におけるご連絡、見積り、受注、発送に関わる回答のため
②採用応募者に関する個人情報 （氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど）	採用選考手続きのため
③封筒ファクトリーにおける会員の個人情報	商品の発注と発送の為、商品の発送に関わるご連絡及びご回答のため
④従業者の個人情報	従業員管理、従業者に関わる事務を行うため
⑤お問い合わせ者に関する個人情報	お客様からのお問合せへの回答をするため

b.個人情報を直接書面以外の方法によって取得する場合

当社では、情報処理の目的でお客様から個人情報の加工処理の委託をうけるなど、直接書面以外の方法によって以下の目的により取得する場合があります。

個人情報の種類	利用目的
取引先様から委託を受けた個人情報	名刺印刷、封筒宛名印字等の委託された業務を遂行するため
ハローワークや高校から提供を受けた採用応募者の情報	採用選考手続きのため

当社が保有する個人情報（取引先から委託を受けた個人情報を除く）に関しては、「個人情報の保護に関する法律」に基づき、ご本人様又は代理人から「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示（以下、「開示等の請求等」という）を求めることができます。
ご請求があった場合、ご本人もしくは正当な代理人からの請求であることを確認させていただいた上で、速やかに対応いたします。

【４】個人情報の第三者への提供について
当社では、法令の規定に基づき利用または提供しなければならないときを除いて、個人情報をお客様の同意なしに第三者へ提供することはありません。

【５】個人情報の委託について
個人情報を取り扱う委託をする場合は、個人情報の安全管理のために適切な措置を講じること等を内容とする選定基準を定め、これに基づいて委託先を選定します。

【６】個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情、相談について
個人情報の取扱いに関してのご要望やご質問につきましては、
下記「苦情・相談窓口」担当者までご連絡ください。

a.申出先

株式会社山口封筒店
東京都中央区八丁堀2-4-6　個人情報保護管理責任者　石井　明夫
TEL：(03)3551-1151／FAX：(03)3552-6979
受付時間：月曜日～金曜日　午前9:00～午後4:00 （祝祭日、年末年始を除く）

b.開示等の請求に際して提出すべき書面等の方式

開示等の請求手続きについて開示のご請求にあたりましては、当社所定の「個人情報開示請求書」にご記入いただくことになります。この様式の送付に関し、まず上記までご連絡ください。
なお、㈱山口封筒店は下記の認定個人情報保護団体の対象事業者になっております。

認定個人情報保護団体の名称	一般財団法人　日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)
苦情解決の申し出先	プライバシーマーク推進センター　認定個人情報保護団体事務局 〒106-0032　東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内 TEL：0120-700-779

c.開示等の請求をするものが、本人又は代理人であることの確認方法

開示請求をするものが本人であるか確認する為、運転免許証、パスポート、マイナンバーカード等公的機関により発行された書面のコピーを提出してください。
又、代理人である場合は戸籍謄本、戸籍抄本、成年後見登記の登記事項証明書その他法定代理人であることを証明する書類（ただし、開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。）を提示又は提出してください。

【７】安全管理措置について
①技術的な保護措置
個人情報へのアクセス管理、持ち出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等に適切な措置を講じることにより、個人情報への不正なアクセスや個人情報の漏えいや、滅失、毀損の防止の努めます。

②組織的な保護措置
個人情報を取り扱う各部署において個人情報保護に係る責任者を置き、責任及び権限を明確に定める。個人情報を安全に管理するため、社内規定、マニュアル等を定め全従業員に遵守させ、管理、監督を行います。

③物理的な保護措置
建物やフロアの入退室管理、盗難防止、保管時における施錠などの対処を講じます。

④人的な保護措置
定期的に確認テスト等を行い1一人ひとりの意識向上に努め、管理、監督を行います。

【８】個人情報を入力するにあたっての注意事項
お客様ご自身の判断によって当社に個人情報を提供しないことが可能です。ただし、サービスの提供に個人情報が不可欠な場合は当該サービスの提供が出来ない場合もあります。